Arsip hilang, Negara Rapuh : Mendesak Digitalisasi Kearsipan di Negeri Rawan Bencana

Yoga W.

14 Juni 2026 16:41 WIB

Dibaca 66 kali

Berita

Ketika bencana banjir dan longsor mengguncang Pulau Sumatra beberapa waktu lalu, masyarakat kembali diingatkan pada kenyataan bahwa Indonesia bukan hanya negeri yang indah, tetapi juga negeri yang sangat rawan bencana. Dalam hitungan detik, bangunan roboh, jaringan listrik terputus, dan pelayanan publik lumpuh. Namun di balik semua kerusakan fisik itu, terdapat satu kerentanan krusial yang jarang disorot yaitu kerentanan arsip negara. Setiap kali kantor kelurahan, dinas, sekolah, atau balai desa rusak, arsip negara yang menyimpan identitas warga, data pemerintahan, serta memori kolektif ikut hilang atau rusak. Ketika arsip runtuh, negara ikut kehilangan pijakan.

Indonesia adalah salah satu negara dengan frekuensi bencana tertinggi di dunia. Menurut Buku Data BNPB 2024, terjadi 3.473 kejadian bencana dalam setahun. Satu tahun sebelumnya, BNPB mencatat 5.426 kejadian di 2023 dan 3.544 kejadian pada 2022. Angka ini menunjukkan bahwa setiap hari selalu ada bencana di negeri ini. Secara geografis, Indonesia berada di pertemuan tiga lempeng tektonik, memiliki 127 gunung api aktif, dan berada di zona cincin api Pasifik semua faktor yang membuat arsip fisik mustahil diandalkan untuk jangka panjang.

Kerentanan arsip fisik bukan sekadar teori. Banyak contoh nyata memperlihatkan bahwa ketika bencana datang, kertas selalu menjadi korban pertama. DetikNews (2023) melaporkan kebakaran Dinas Koperasi Kota Serang yang meludeskan ruangan dan seluruh dokumen penting arsip keuangan, laporan proyek, dan file pertanggungjawaban hangus total. Dalam tsunami dan likuifaksi Palu 2018, menunjukkan bahwa kantor pemerintahan, sekolah, dan fasilitas publik rata dengan tanah. Banyak dokumen kependudukan, arsip pertanahan, dan data layanan publik hilang tanpa jejak.

Pada banjir besar Jakarta 2020, laporan Kompas memperlihatkan bagaimana kelurahan dan kecamatan terendam hingga ribuan arsip basah, rusak, bahkan hancur.  Dampak hilangnya arsip bersifat berlapis dan langsung merugikan masyarakat. Nurmiati (2025) menegaskan bahwa banyak warga kehilangan KTP, KK, atau akta kelahiran saat bencana, sehingga mereka kesulitan mengakses bantuan sosial, layanan kesehatan, hingga pendidikan. Laporan pasca-gempa Cianjur 2022 menunjukkan bahwa proses verifikasi korban memakan waktu lama karena data fisik rusak dan harus dicocokkan ulang secara manual.

Semua contoh tersebut memperlihatkan satu pesan penting, negara tidak boleh lagi menggantungkan keberlangsungan data pada kertas. Arsip fisik terlalu rentan terhadap bencana yang frekuensinya semakin meningkat. Digitalisasi arsip adalah satu-satunya cara untuk memastikan data penting tetap aman, dapat diakses kapan saja, dan tidak hilang saat bencana melanda. Digitalisasi juga mempercepat akses informasi. Dalam kondisi krisis, pemerintah membutuhkan data cepat untuk mengambil keputusan. Arsip digital memungkinkan pegawai mencari dokumen hanya dalam hitungan detik, sangat berbeda dengan proses manual yang memakan waktu lama. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memperkuat kapasitas negara dalam menghadapi situasi darurat.

Namun digitalisasi tidak berjalan mulus tanpa tantangan. Banyak instansi masih menghadapi keterbatasan SDM. Ada yang menganggap digitalisasi cukup dengan memindai dokumen lalu menyimpannya ke komputer, padahal digitalisasi memerlukan standar metadata, pengaturan klasifikasi, dan sistem keamanan digital yang ketat. Tanpa tata kelola yang benar, arsip digital justru bisa berantakan, sulit dicari, dan rentan hilang. Infrastruktur teknologi yang belum merata juga menjadi hambatan besar. Tidak semua daerah memiliki jaringan internet stabil, kapasitas server memadai, atau peralatan pemindaian berkualitas.

Ketimpangan ini membuat transformasi digital berjalan tidak serempak, padahal arsip negara harus dilindungi dengan standar yang sama dari Sabang hingga Merauke. Keamanan siber pun menjadi tantangan lain yang semakin relevan. Arsip digital harus dilindungi dari risiko peretasan dan kebocoran data. Karena itu, digitalisasi harus diiringi dengan penerapan enkripsi, autentikasi berlapis, dan pembaruan sistem keamanan secara berkala. Walaupun penuh tantangan, digitalisasi arsip tetap merupakan keharusan. Negara harus membangun sistem kearsipan digital yang terstandar, terintegrasi, dan aman dari ancaman bencana maupun serangan siber.

Pegawai perlu dilatih, infrastruktur perlu diperkuat, dan kebijakan internal harus diperketat. Sayangnya, kondisi digitalisasi kearsipan Indonesia masih jauh dari ideal. Pemerintah memang telah mengembangkan SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi), belum sejalan dengan urgensi yang ada. Laporan resmi ANRI tahun 2024 menunjukkan bahwa implementasi SRIKANDI di berbagai instansi masih bergerak lambat.

Di Instansi pusat, pemerintah menargetkan 50 instansi untuk menerapkan SRIKANDI pada tahun 2024. Namun hingga Triwulan II, baru 29 instansi yang benar-benar mengadopsi sistem ini, meskipun anggaran sebesar Rp 1,5 miliar telah dialokasikan. Artinya, lebih dari 40 persen instansi pusat masih mengandalkan sistem arsip manual yang rentan terhadap kerusakan dan kehilangan. Situasi serupa terlihat di daerah. Pada Wilayah I, ANRI menargetkan 82 pemerintah daerah untuk menggunakan SRIKANDI. Namun hingga pertengahan tahun 2024, realisasinya baru mencapai 36 daerah, meskipun anggaran mencapai Rp 3,26 miliar telah digelontorkan untuk pendampingan dan bimbingan teknis.

Di Wilayah II, progresnya sedikit lebih baik tetapi tetap belum memadai. Dari target 80 pemerintah daerah, baru 37 daerah yang berhasil menerapkan SRIKANDI hingga Triwulan II, dengan total anggaran Rp 2,34 miliar. Capaian ini masih di bawah 50 persen dan menunjukkan bahwa tantangan implementasi tidak hanya terkait infrastruktur, tetapi juga kapasitas SDM dan kesiapan kelembagaan.

Kementerian PANRB melalui laporan resmi SPBE 2024 melaporkan bahwa indeks SPBE nasional berada di angka 3,12 (kategori Baik). Namun nilai ini sekaligus menunjukkan bahwa integrasi digital belum menyeluruh dan masih banyak layanan yang belum terotomasi penuh. Lebih parah lagi, ANRI melalui Refleksi Kearsipan 2023/2024 mengungkap kekurangan besar tenaga arsiparis nasional. Indonesia memiliki sekitar 11.389 arsiparis, padahal kebutuhan nasional diperkirakan mencapai 104.565 orang. Defisit lebih dari 90 ribu arsiparis membuat banyak daerah tidak memiliki SDM memadai untuk digitalisasi, mengelola server, atau menerapkan standar kearsipan elektronik.

Argumen bahwa digitalisasi adalah kebutuhan mendesak tidak hanya didukung oleh kondisi domestik, tetapi juga praktik internasional. Jepang, negara dengan risiko gempa sangat tinggi, membangun Japan Disasters Digital Archive (JDA), yang berfungsi sebagai repositori digital untuk bencana, termasuk data spasial dan visual (Gerster et al., 2022).

Semua data ini memperkuat argumen inti: digitalisasi kearsipan bukan sekadar proyek modernisasi, melainkan strategi ketahanan negara. Di negara dengan ribuan bencana tiap tahun, arsip fisik bukan hanya usang ia berbahaya. Ketika arsip hilang, layanan publik lumpuh, audit terganggu, bantuan tersendat, dan hak-hak warga negara terancam hilang.

Karena itu, digitalisasi kearsipan harus ditempatkan dalam kerangka kebijakan nasional, bukan sekadar proyek teknis sektoral. Negara perlu membangun pusat data tahan bencana dengan sistem backup berlapis, mempercepat adopsi SRIKANDI di pusat dan daerah, menambah dan melatih arsiparis secara besar-besaran, serta menerapkan standar metadata nasional agar integrasi lintas instansi berjalan lancar. Pemerintah juga harus menetapkan prioritas digitalisasi pada data kependudukan, pertanahan, layanan publik, arsip sejarah, dan arsip bencana, sebelum memperluas cakupan digitalisasi secara menyeluruh. Kolaborasi ANRI, BRIN, Kominfo, perguruan tinggi, dan sektor teknologi perlu diperkuat agar digitalisasi berjalan lebih cepat dan aman.

Pada akhirnya, digitalisasi kearsipan bukan soal teknologi semata, tetapi soal melindungi hak dasar warga negara dan menjaga keberlanjutan pemerintahan. Kita boleh kehilangan bangunan, jembatan, atau kantor pemerintahan. Namun kita tidak boleh kehilangan arsip, karena ketika arsip hilang, negara ikut rapuh. Di negeri yang dihantam ribuan bencana setiap tahun, digitalisasi arsip adalah pagar terakhir yang memastikan negara tetap berdiri kokoh.

Kreator: Diah Putri Azzahra

Kompasiana 

foto/https://www.anri.go.id/