Tugas Pokok dan Fungsi
Tugas Pokok dan Fungsi
TUGAS POKOK
Membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan bidang kearsipan dan Bidang perpustakaan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Daerah
FUNGSI
1.Penyusunan rencana dan program dibidang kearsipan dan perpustakaan;
2.Perumusan kebijakan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
3.Pelaksanaan koordinasi di bidang kearsipan dan perpustakaan;
4.Pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
5.Pengendalian, evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
6.Pelaksanaan administrasi Dinas;
7.Pengendalian penyelenggaraan tugas Unit Pelaksana Teknis Dinas; dan
8.Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sekretariat mempunyai tugas perumusan rencana, pengkoordinasian, pelaksanaan kebijakan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi pembinaan ketatausahaan, keuangan, kerumahtanggaan, kerjasama, kearsipan, dokumen, keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan, kepegawaian, administrasi pengaduan dan pelayanan administrasi di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.
Sekretariat mempunyai fungsi:
a. pengkoordinasian kegiatan di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan;
b. pengkoordinasian penyusunan rencana dan program kerja, keuangan, umum dan kepegawaian di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan;
c. pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, penanganan aduan, arsip dan dokumentasi di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan;
d. pengkoordinasian, pembinaan dan penataan organisasi dan tata laksana di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan;
e. pengkoordinasian dan penyusunan peraturan perundang-undangan di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan;
f. pengkoordinasian pelaksanaan sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) dan pengelolaan informasi dan dokumentasi;
g. penyelenggaraan pengelolaan barang milik/kekayaan daerah di lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan;
h. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan lingkup tugasnya; dan
pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Sekretariat terdiri dari 2 Sub Bagian yaitu :
1. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi/bidang pengumpulan dan penyusunan bahan rencana program dan anggaran, pengelolaan data dan informasi, pengelolaan keuangan, penatausahaan keuangan, akuntansi dan pelaporan, pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di lingkungan Dinas.
2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi/ bidang pembinaan ketatausahaan, kerumahtanggaan, kerjasama, kearsipan, dokumen, keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan, kepegawaian, penanganan aduan dan pelayanan administrasi di lingkungan Dinas.
Bidang Kearsipan mempunyai tugas perumusan rencana, pengkoordinasian, pelaksanaan kebijakan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi pengelolaan arsip; pelindungan dan penyelamatan arsip; perizinan penggunaan arsip
Bidang Kearsipan menyelenggarakan fungsi:
a. Pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah dan BUMD Kabupaten Kebumen
b. Pengelolaan simpul jaringan dalam SIKN melalui JIKN pada tingkat Kabupaten Kebumen.
c. Pemusnahan arsip dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kebumen yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun.
d. Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang berskala kabupaten/ kota.
e. Penyelamatan arsip Perangkat Daerah di Kabupaten Kebumen yang digabungkan dan/atau dibubarkan,serta pemekaran Kecamatan dan Desa/Kelurahan.
f. Melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh lembaga kearsipan Kabupaten Kebumen.
g. Melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi kewenangan Daerah Kabupaten Kebumen yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip.
h. Penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang disimpan di lembaga kearsipan Daerah Kabupaten Kebumen
Bidang Kearsipan terdiri dari 2 Subkor yaitu :
1. Subkor Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi pembinaan pengelolaan arsip dinamis di masing-masing unit kerja di OPD dan BUMD; sosialisasi dan penyuluhan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen; pengawasan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen; sistem informasi arsip dinamis; sistem informasi arsip foto; sistem informasi arsip kearsitekturan.
2. Subkor Pengelolaan Arsip Statis mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi sistem informasi arsip statis; pemusnahan arsip yang sudah habis masa retensinya sesuai JRA; perlindungan (preservasi) arsip terhadap bencana; penyelamatan arsip pasca bencana; akuisisi arsip statis; pengelolaan arsip statis; digitalisasi arsip statis; autentifikasi arsip digital; penelusuran arsip bernilai sejarah bagi Kabupaten Kebumen; penerbitan naskah sumber arsip; layanan informasi arsip
Bidang Perpustakaan mempunyai tugas perumusan rencana pengkoordinasian, pelaksanaan kebijakan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi pengelolaan perpustakaan; pelestarian koleksi daerah dan naskah kuno
Bidang Perpustakaan menyelenggarakan fungsi:
a. pengelolaan perpustakaan,
b. pembudayaan gemar membaca,
c. pelestarian naskah kuno milik daerah dan
d. pengembangan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh pemerintah Kabupaten Kebumen.
Bidang Perpustakaan terdiri dari 2 Subkor yaitu :
1. Subkor Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan huruf a mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi pembinaan dan supervisi perpustakaan; pengembangan tenaga perpustakaan; promosi/pemasyarakatan gemar membaca
2. Subkor Layanan dan Pengembangan Koleksi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi pengembangan koleksi; layanan pemustaka; pengembangan sarana prasarana; penyelenggaraan; pendataan dan pengolahan naskah kuno bernilai sejarah (local content); pengembangan bahan pustaka berupa koleksi budaya dan sejarah daerah (naskah, buku, cerita, benda, bangunan dll).
