Pengelolaan Program Arsip Vital dan Arsip Terjaga
Pengelolaan Program Arsip Vital dan Arsip Terjaga
Jakarta – 15/7/2025, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) kembali melaksanakan program ANRI Melayani: Tata Kelola Kearsipan dengan tema Program Arsip Vital dan Arsip Terjaga. Acara ini dilaksanakan secara online dipandu Arsiparis Direktorat Kearsipan Pusat, Laily dan narasumber Arsiparis Madya Direktorat Kearsipan Pusat, Octavia Syafarwati dan Arsiparis Pertama Direktorat Penyelamatan Arsip, Dimas Pratama Yuda.
Octavia menjelaskan bahwa arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. “Program arsip vital perlu diadakan karena kita tidak dapat terlepas dari bencana alam seperti, gempa bumi, tsunami dan banjir. Selain itu karena adanya bencana manusia seperti, perang, human error, hacking dan sebagainya,” jelas Octa.
Berdasarkan Pasal 9 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dijelaskan bahwa pengeloaan arsip dinamis terdapat empat kegiatan yaitu, penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan. Arsip vital dan arsip terjaga masuk ke dalam bagian penggunaan dan pemeliharaan. Program arsip vital dibagi menjadi tiga kegiatan yaitu, pengelolaan, pelindungan dan & pengamanan, penyelamataman dan & pemulihan.
Sementara itu, Dimas menyampaikan bahwa arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Jenis dan kategori arsip terjaga terdapat tujuh macam, meliputi kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah – masalah pemerintahan yang strategis.
“Bapak Ibu sebagai pencipta arsip apabila ada arsip terjaga berkewajiban melakukan pelaporan satu tahun setelah pelaksanaan kegiatan, kemudian melakukan penyerahan salinan arsip satu tahun setelah pelaporan tersebut dan untuk arsip yang asli diserahkan ke pada ANRI tergantung dari JRA”, ujar Dimas.
Pengelolaan arsip terjaga terdiri atas empat tahap yaitu, identifikasi, pemberkasan, pelaporan, dan penyerahan salinan autentik. Pada tahapan identifikasi terdapat analisis fungsi organisasi, pendataan arsip, dan pengelolaan data. Setelah itu melakukan pemberkasan mulai dari pemeriksaan sampai penataan. Pelaporan dan penyerahan salinan autentik arsip terjaga dilaksanakan dengan beberapa prosedur.
Program pengelolaan arsip vital dan arsip terjaga merupakan langkah strategis untuk menjaga keberlangsungan administrasi dan kedaulatan negara. Arsip bukan sekadar dokumen, tetapi bukti sah yang menyimpan nilai informasi, hukum, dan sejarah yang penting. Melalui program ini, ANRI menekankan pentingnya kesadaran setiap lembaga terhadap perlindungan arsip yang tidak dapat digantikan. Jika pengelolaan arsip vital dan arsip terjaga diabaikan, maka konsekuensi serius dapat terjadi, seperti hilangnya data penting akibat bencana atau serangan digital, serta terganggunya proses pemerintahan dan pelayanan publik. Bahkan, dalam skala yang lebih luas, kelalaian ini bisa berdampak pada lemahnya posisi hukum dan politik negara.
Foto : Humas ANRI
Penulis : MS
Editor : is
---- Berita Terkait ----
